Ogólna

Outsourcing obsługi korespondencji papierowej

W każdej firmie są osoby odpowiedzialne za koordynowanie korespondencji papierowej. Niekiedy są to osoby specjalnie do tego wyznaczone, a w niektórych firmach robią to konkretni pracownicy „przy okazji” swoich obowiązków. W małej firmie nie ma problemów z rozdzieleniem tego typu zadań. Problem pojawia się, kiedy firma jest duża lub kiedy się rozwija. Właściciel firmy bądź jej menager stają przed  dylematem, czy korespondencja masową powinny zajmować się osoby zatrudnione w firmie, czy może lepiej zdecydować się na outsourcing tych usług?

Zalety i wady wewnętrznej obsługi korespondencji papierowej

Zaletą wewnętrznej obsługi korespondencji papierowej jest to, że dokumenty są bezpieczniejsze. Ich wewnętrzny obrót sprawia, że zajmują się nimi wyłącznie wyznaczone do tego osoby i one są w pełni odpowiedzialne za to, co się z nimi stanie.  Outsourcing, chociaż bezpieczny, to jednak zawsze stwarza większe możliwości np. kradzieży danych. Jednak, nie zdarza się to często –obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej przez dobrą firmę jest bezpiecznym rozwiązaniem. Wewnętrzne zarządzanie charakteryzuje się również wadami. Przede wszystkim często nadchodzi moment, w którym trzeba zatrudnić do wykonywania tej pracy nową osobę. Przygotowywanie przesyłek, adresowanie, taryfikacja, uzupełnianie książek nadawczych, wychodzenia do Urzędów Pocztowych, a także do punktów odbioru przesyłek i listów, roznoszenie ich po różnych działach w firmie – wszystko to zajmuje sporo czasu. Zdarza się, zwłaszcza w mniejszych firmach, że zajmują się tym pracownicy „przy okazji” wykonywania swoich obowiązków. Często jednak zaniedbują swoją właściwa pracę przez obsługę korespondencji firmowej. Nie można doprowadzać do takiej sytuacji, dlatego albo trzeba zatrudnić odpowiedzialna za to zadanie osobę, albo zdecydować się na outsourcing obsługi korespondencji firmowej. W obu przypadkach właściciel firmy poniesie dodatkowe koszty. Warto jednak zastanowić się, które rozwiązanie nie tylko będzie tańsze, ale przede wszystkim, które będzie przynosiło firmie więcej korzyści.

Zewnętrzne firmy zajmujące się obsługą korespondencji papierowej

Doskonale wiadomo, w jaki sposób działa rynek – nie ma w nim miejsca dla pustki. Jeżeli pojawia się pytanie o jakąś usługę, natychmiast powstają firmy, które usługę tę mogą zaoferować. Konkurencja na rynku sprawia, że usługi te są coraz korzystniejsze dla klientów. To z kolei powoduje jeszcze większe zainteresowanie outsourcingiem obsługi korespondencji firmowej. Na co zatem można liczyć decydując się na usługę obsługi korespondencji wychodzącej i przychodzącej przez zewnętrzną firmę? Bardzo dużo! W dodatku firmy takie oferują bardzo elastyczną formę współpracy – decydujesz się wyłącznie na usługi, które są naprawdę potrzebne i płacisz za to, z czego korzystasz!

Do głównych zadań firmy w obrębie korespondencji wychodzącej zalicza się odbieranie jej z siedziby klienta, przygotowanie do wysyłki, a więc taryfikowanie, ważenie i nanoszenie opłat pocztowych, dostarczenie do placówki pocztowej, a także przygotowanie książek nadawczych w wersji papierowej. Jeżeli natomiast chodzi o obsługę korespondencji wychodzącej, to usługa ta najczęściej obejmuje odbiór korespondencji ze skrytek i innych punktów pocztowych (różnych dostawców), rejestrację tych przesyłek oraz dostarczanie ich do klienta. Oczywiście są to tylko przykładowe usługi – najczęściej firmy oferujące outsourcing usług są bardzo elastyczne i dopasowują się do wymagań i potrzeb firm zamawiających takie usługi.

Korzyści biznesowe

Decydując się na outsourcing obsług korespondencji,  firma bardzo dużo zyskuje. Przede wszystkim ważna jest optymalizacja kosztów. Ponadto, ma się pełna kontrolę nad przebiegiem usługi – większość firm posługuje się wysokiej klasy oprogramowaniem, które wspomaga śledzenie obiegu dokumentów. Rejestr korespondencji jest jednolity, zawsze uzupełniony i uporządkowany, a proces dystrybucji dokumentów – usprawniony. Dodatkowo wszystkie przesyłki dostarczane są terminowo!